Privacy

Dit is de privacyverklaring van gemeente Borsele. De bestuursorganen van de gemeente voeren   wettelijke taken en verplichtingen uit en verwerken daarbij persoonsgegevens. Bestuursorganen zijn onder andere de Burgemeester, het college van Burgemeesters en Wethouders en de Gemeenteraad, maar ook de heffings/invorderingsambtenaar. Het beschermen van persoonsgegevens van inwoners en medewerkers staat bij de gemeente Borsele hoog in het vaandel. Deze verklaring bevat algemene informatie over hoe de gemeente omgaat met uw persoonsgegevens en welke rechten u hebt op het gebied van privacy. 

Ons volledige privacybeleid vindt u hier. 

Voor specifieke privacyvragen kunt u ons bereiken op 0113 - 238 383 of privacy@borsele.nl.

Contactgegevens Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

De gemeente Borsele heeft een FG aangesteld. De FG is een onafhankelijke adviseur en toezichthouder die binnen de organisatie controleert of de gemeente zich houdt aan de privacyregels. Heeft u een vraag of een klacht over de manier waarop de gemeente Borsele omgaat met uw persoonsgegevens? Neem dan contact op met de FG via privacy@borsele.nl.

Verwerkingsdoelen

Om u goed te kunnen helpen, verwerken we uw persoonsgegevens. Dat begint op het moment van inschrijving in de gemeente tot aan de aangifte van een overlijden. Als inwoner van de gemeente en soms ook als bezoeker van de gemeente, krijgt u op verschillende manieren te maken met de gemeente.  Denk bijvoorbeeld aan uw gemeentelijke belastingaanslag, het vastleggen van een huwelijk, het beoordelen van uw status voor de aanvraag van een vergunning, uitkering of zorgvoorziening of het toevoegen van uw (ver)bouwgegevens aan het kadaster. Alles komt voort uit de taak of de verplichtingen die de gemeente heeft. 

Register van verwerkingen

Gemeente Borsele heeft de werkprocessen waarin persoonsgegevens worden verwerkt in kaart gebracht in een register van verwerkingen. In dit register beschrijft de gemeente welke persoonsgegevens zij verwerkt en voor welke doeleinden.

Delen met derden

Om ons werk goed te kunnen doen werken we samen met verschillende partners, instellingen, aanbieders en andere overheidsinstellingen. Denk bijvoorbeeld aan de Sociale Verzekeringsbank, Zorgaanbieders en de politie. 

Met alle partijen waarmee we samenwerken, hebben we goede afspraken gemaakt over het beschermen van uw privacy. Die afspraken staan in de wet of in een contract dat we met deze partijen hebben afgesloten. 

Ook met de leveranciers van onze applicaties hebben we afspraken gemaakt. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Gemeente Borsele blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. 

Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de EER of om daar gegevens op te slaan. Dat geldt ook voor de landen waarvan de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat in die landen gegevens goed (adequaat) zijn beschermd. 

Verdere verwerking

Soms moet of mag de gemeente uw persoonsgegevens gebruiken voor andere doelen dan waarvoor de persoonsgegevens in het begin zijn verzameld. Dat kan alleen wanneer dit past bij het oorspronkelijke doel. Bij twijfel over de rechtmatigheid daarvan doet de gemeente eerst een risicoanalyse, een zogenoemde Data Protection Impact Assessment (DPIA).

Bewaartermijn

De gemeente verzamelt heel veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de organisatie van de gemeente zelf, maar ook om te kunnen laten zien waarom de gemeente bepaalde dingen doet. Dit is nodig voor de publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuurhistorisch oogpunt. Er zijn daarom regels die ervoor zorgen dat overheidsorganisaties hun informatie goed bewaren. Die regels staan in de Archiefwet en de regels zijn voor de gemeente uitgewerkt in de zogenaamde ‘selectielijst’. Daarin staat precies hoe lang de gemeente verschillende soorten informatie bewaart.  Na die periode is de gemeente verplicht om de informatie te vernietigen. Hoe lang informatie bewaard wordt, hangt van het soort informatie af. En of de informatie bijvoorbeeld is gebruikt bij een rechtszaak. Sommige informatie mag zelfs nooit worden vernietigd en moet eindeloos worden bewaard.

Heeft u een vraag over bewaartermijnen? Stel ze dan aan onze Informatiebeheerder. U kunt dat doen door een e-mail te sturen naar info@borsele.nl. 

Rechten van betrokkenen

Denkt u dat uw persoonsgegevens niet kloppen? Of wilt u liever niet dat bepaalde persoonsgegevens bij de gemeente Borsele bewaard blijven? U kunt uw eigen persoonsgegevens inzien en deze als dat nodig is laten verbeteren of verwijderen. U kunt:

• Inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van u vastgelegd hebben zodat u kunt controleren of die gegevens kloppen en goed in het systeem staan. Ook kunt u controleren of wij uw gegevens volgens de wet verwerken.
• Ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te verbeteren of aan te vullen als deze onvolledig zijn.
• Ons vragen om de verwerking te beperken, gegevens te wissen of u kunt bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens.
• Vragen om extra informatie. Heeft u naar aanleiding van deze privacyverklaring nog steeds vragen hoe de gemeente in zijn algemeenheid met persoonsgegevens omgaat? Die vragen kunt u ons altijd stellen.

Wilt u uw digitale gegevens in een digitaal bestand opvragen? Dit wordt ook wel ‘dataportabiliteit’ genoemd. Dat kan alleen als de vastlegging van deze gegevens is gebeurd op grond van een overeenkomst of op basis van uw toestemming. Dat is bij de gemeente eigenlijk bijna nooit het geval. 

Wilt u gebruik maken van deze rechten? Vul onderstaand digitaal formulier in door in te loggen met DigiD. U kunt ook een afspraak maken om langs te komen bij de gemeente. Legitimatie is verplicht zodat vastgesteld kan worden of de persoonsgegevens door de juiste persoon worden opgevraagd.

Vul hier het DigiD formulier AVG-Verzoek in.

Behandeling

Na het verifiëren van uw identiteit (om te zorgen dat de juiste gegevens erbij worden gepakt) nemen wij uw verzoek in behandeling. We kijken of uw verzoek voldoet aan de wet- en regelgeving, is dit het geval en hebben wij al uw gegevens, dan zullen wij uw verzoek binnen vier weken afhandelen. Het kan zijn dat wij nog aanvullende vragen hebben. Heeft u een heel ingewikkeld verzoek? Dan hebben wij nog iets langer nodig om aan uw verzoek te voldoen, maar dat hoort u snel van ons.

Tijdens inzage halen we de persoonsgegevens van andere mensen weg. Denk bijvoorbeeld aan namen van onze medewerkers. Zij hebben immers net als u, recht op de bescherming van hun privacy. 

Niet of gedeeltelijk voldoen aan een verzoek

Soms kunnen we uw verzoek (gedeeltelijk) weigeren. Dat kan bijvoorbeeld in onderstaande gevallen:

• Als de weigering noodzakelijk is in het belang van de nationale veiligheid, de openbare veiligheid, de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten. Of om de rechten en vrijheden van anderen te beschermen. 
• Als er ten tijde van de aanvraag een onderzoek naar fraude of strafbare feiten loopt waar het verzoek mee te maken heeft. 
• Als het verzoek te maken heeft met een lopende gerechtelijke procedure. In een lopende bezwaar- of beroepsprocedure kan uw verzoek worden geweigerd. U krijgt de stukken dan namelijk al. 
• Als het verzoek zogenaamd ‘buitensporig’ is. U mag maximaal [aantal x per jaar dat een verzoek kan worden ingediend invullen] verzoeken per kalenderjaar doen die te maken hebben met hetzelfde onderwerp of zaak. 
• Als we denken dat er sprake is van misbruik van recht. U kunt uw persoonsgegevens inzien om te kijken of ze goed zijn vastgelegd. U mag dat recht bijvoorbeeld niet gebruiken om meer informatie te krijgen in een bezwaarschriftenprocedure. 

Wilt u een kopie van uw persoonsgegevens? U krijgt u in ieder geval een overzicht van alle persoonsgegevens die van u worden verwerkt. Dit betekent niet dat u een kopie ontvangt van uw dossier.

Mogelijkheid intrekken toestemming

Heeft u eerder toestemming gegeven voor het vastleggen of verder verwerken van uw gegevens? Dan kun u de toestemming ook weer intrekken. Geef duidelijk aan via info@borsele.nl  waarvoor u toestemming hebt gegeven en dat u deze wilt intrekken. 

Klacht mogelijkheid bij Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten of vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de FG, via privacy@borsele.nl. 

Mocht u er desondanks toch niet uitkomen, dan heeft u op grond van de AVG het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de AP. Zie voor meer informatie de website van de AP.

Geautomatiseerde besluitvorming

De gemeente maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en profilering.

Beveiliging

De gemeente Borsele neemt passende technische als organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of moedwillige manipulatie, verlies, vernietiging of tegen inzage door onbevoegden. Dit doen we zoals in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) is vastgelegd. De BIO bevat regels over een goede beveiliging van informatie voor gemeenten, rijk, waterschappen en provincies. Van onze partners en leveranciers eisen wij hetzelfde niveau van beveiliging. De gemeente Borsele heeft een informatiebeveiligingsbeleid opgesteld en de nodige beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen. 

Datalekken

Wanneer persoonsgegevens onbevoegd verwerkt worden kan er sprake zijn van een datalek. Als u een datalek constateert kunt u dit melden bij de gemeente via dit e-mailadres: privacy@borsele.nl. Er is sprake van een datalek als persoonsgegevens, al dan niet per abuis, in verkeerde handen zijn gekomen. Bijvoorbeeld als u een brief of e-mail ontvangt die niet voor u is bestemd. De gemeente behandelt een melding van (een vermoeden van) een datalek volgens de procedure melden van datalekken. Waar nodig wordt het datalek gemeld aan betrokkenen en/of de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bron van de gegevens

De gemeente krijgt niet alleen informatie van uzelf, maar ook informatie over u uit andere bronnen. Wanneer en van wie is afhankelijk van uw specifieke situatie. Denk bijvoorbeeld aan de volgende partijen:

• andere gemeenten;
• andere overheidsorganen zoals het Centraal Administratie Kantoor (CAK), de Sociale Verzekeringsbank (SVB), het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV), de Belastingdienst of de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO); 
• basisregistraties zoals de Basisregistratie Personen (BRP) of het kentekenregister (Basisregistratie Voertuigen); 
• gerechtsdeurwaarder;
• schuldeisers.

Cookies

De gemeente Borsele gebruikt uitsluitend technische en functionele cookies op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw apparaat. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Op onze website vindt u meer informatie over cookies.

Contactgegevens

Als u vragen heeft over privacy, neem dan telefonisch contact op via 0113 – 238 383 of mail naar privacy@borsele.nl.

Uiteraard helpen wij u graag verder als u klachten of opmerkingen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van wetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u ook meer informatie over privacy en het doen van een klacht.

De gemeente heeft buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s) in dienst voor taken in het kader van toezicht en handhaving op het gebied van de veiligheid en leefbaarheid in de openbare ruimte. Voorbeelden van boa’s in dienst bij de gemeente Borsele zijn: gemeentelijke handhavers.

Een boa houdt toezicht op de veiligheid en leefbaarheid in de openbare ruimte en het naleven van wettelijke bepalingen. Bij overtredingen houdt de boa toezicht en treedt de boa handhavend op. Hiertoe verwerkt een boa persoonsgegevens. 

Als een boa persoonsgegevens verwerkt bij het uitvoeren van zijn toezichthoudende taak is de AVG van toepassing (zie privacyverklaring AVG). Verwerkt een boa persoonsgegevens in het kader van zijn politietaak (zoals het opsporen van strafbare feiten), dan is de Wet politiegegevens (Wpg) van toepassing. Net als de AVG stelt de Wpg eisen aan de verwerking van persoonsgegevens.

Zo kent de Wpg bijvoorbeeld specifieke bewaartermijnen voor de opslag van politiegegevens, terwijl de AVG geen concrete bewaartermijnen voorschrijft. Ook stelt de Wpg andere eisen bij het delen van politiegegevens tussen verschillende partijen, is er een verplichting tot logging en zijn er in de Wpg aanvullende beperkingen en uitzonderingen op de in de AVG geldende privacyrechten van betrokkenen. In deze privacyverklaring wordt uitleg gegeven over hoe de gemeente omgaat met politiegegevens. 

Aanvullend op de AVG hebben we ons privacybeleid rondom politiegegevens vastgelegd in een addendum. 

Het addendum leest u hier.

 Hoe wij intern omgaan met de verwerking van politiegegevens omgaan hebben we vastgelegd in het beleid Wet politiegegevens Gemeente Borsele.

Het beleid over politiegegevens leest u hier.

Waarvoor verwerkt de gemeente persoonsgegevens in het kader van de Wet politiegegevens (Wpg)?  

Onder de Wpg worden persoonsgegevens voor verschillende doeleinden verwerkt. Deze doeleinden staan beschreven in Wpg artikel 8, 9 en 13. Denk hierbij aan: 

• Het schrijven van een proces-verbaal wanneer er een strafbaar feit is gepleegd. 
• Het behandelen, administreren en financieel afwikkelen van aan het proces-verbaal gerelateerde betalingen, zoals het toekennen van bezwaren, het toepassen van de coulanceregeling, toepassen van verminderingen en betalingsregelingen. 
• Onderzoek naar en opsporen van verdachten van strafbare feiten.
• Opsporing van verdachten om vervolging door het Openbaar Ministerie mogelijk te maken. 

Welke persoonsgegevens worden in het kader van de Wet politiegegevens verwerkt?  

Bij het aanzeggen van een proces-verbaal registreren wij contactgegevens, geboorteplaats en geboortedatum, een omschrijving van het strafbare feit met tijd en plaats hiervan, het BSN, het soort identiteitsbewijs en het nummer van het identiteitsbewijs. Wij verzamelen ook financiële gegevens bij het betalen van een proces-verbaal en/of het treffen van een betalingsregeling.

Het is mogelijk om coulanceverzoek in te dienen voor een proces-verbaal. Wij verzamelen dan, naast de gegevens die al bij het verzoek zijn verstrekt, contactgegevens, geboorteplaats en geboortedatum, het proces-verbaalnummer en eventueel overige op het vergrijp van toepassing zijnde gegevens.

Als wij aangifte doen bij de politie verzamelen wij voor zover mogelijk contactgegevens, geboorteplaats en -datum, ‘tag’ en/of ‘sign’ bij een graffiti-incident en tijd, plaats en soort strafbaar feit. 

Bij het signaleren van overtreders, het opsporen van verdachten van strafbare feiten en het verrichten van onderzoek naar gepleegde strafbare feiten, maken wij ook gebruik van camerabeelden.

Bodycam voor handhavers

De gemeente Borsele maakt zich sterk voor een veilige werkomgeving voor haar handhavers die veel op straat werken. Daarom dragen onze handhavers een bodycam bij zich. De bodycam is een opnametoestel voor foto’s of video’s dat een handhaver op zijn of haar uniform kan dragen. In het Protocol gebruik Bodycam gemeente Borsele is omschreven hoe de Bodycam wordt gebruikt, onder welke omstandigheden zal worden gefilmd, wat er gebeurt met de beelden die worden gemaakt en op welke wijze de beelden kunnen worden opgevraagd. Het protocol vindt u hier: 

Het protocol gebruik bodycams leest u hier. 

Wat is de grondslag van de verwerking?  

Persoonsgegevens mogen niet zomaar verwerkt worden, daar is een zogenaamde verwerkingsgrondslag voor nodig. De grondslag waarop de boa’s persoonsgegevens voor de Wpg verwerken, is het uitvoeren van een wettelijke verplichting. 

De boa’s verwerken persoonsgegevens op grond van: 

• Wetboek van Strafvordering; 
• Wet politiegegevens; 
• Besluit buitengewoon opsporingsambtenaar; 
• Algemene Plaatselijke Verordening (APV).

Hoe lang bewaren we de persoonsgegevens?  

In de Wpg staan wettelijk bepaalde termijnen voor hoe lang politiegegevens bewaard mogen worden. Als deze termijn is bereikt, moeten de persoonsgegevens definitief gewist worden.  

Camerabeelden van gebouwen en terreinen bewaren wij - als er geen incident is geweest - maximaal 28 dagen. 

Camerabeelden die worden gebruikt voor de uitvoering van de politietaak (denk aan beelden waarop een incident of een gepleegd misdrijf te zien is) bewaren wij om over te dragen aan de politie bij strafrechtelijke procedures. 

Met wie worden de persoonsgegevens gedeeld?  

Alleen bevoegde medewerkers krijgen toegang tot de gegevens. Zij mogen alleen die gegevens inzien die zij nodig hebben voor hun werk. Het is mogelijk dat we toegang verlenen aan medewerkers van politie of gemeente. Ook zij krijgen alleen toegang tot die gegevens die zij nodig hebben voor hun werk. De handelingen van medewerkers in systemen worden gelogd. We houden zodoende bij wie welke handeling op welk tijdstip uitvoert in een bepaald bestand. Op de ontvangers van de gegevens rust een geheimhoudingsplicht. 

Bij het aanzeggen van een proces-verbaal controleren wij gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP). Dit doen wij opnieuw na het versturen van de eerste betaalherinnering. 

Soms is het nodig dat de gemeente de geregistreerde persoonsgegevens aan derden verstrekt. Bijvoorbeeld aan het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) of aan het Openbaar Ministerie (OM) of de politie vanwege een incident waarbij de gemeente aangifte doet. 

Daarnaast delen wij soms persoonsgegevens met verwerkers die in opdracht van en voor de gemeente persoonsgegevens verwerken. Deze verwerkers zijn bijvoorbeeld incassobureaus, cloud- en hostingspartijen en IT-dienstverleners. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten, waarin de wederzijdse rechten en plichten voor de verwerking zijn vastgelegd. 

Wat zijn uw rechten onder de Wet politiegegevens?  

Onder de Wpg wijken uw rechten af van die onder de AVG. U heeft het recht om de persoonsgegevens die de gemeente onder de Wpg van u verwerkt, te bekijken. Wilt u gebruik maken van deze rechten? Vul onderstaand digitaal formulier in door in te loggen met DigiD. U kunt ook een afspraak maken om langs te komen bij de gemeente. Legitimatie is verplicht zodat vastgesteld kan worden of de persoonsgegevens door de juiste persoon worden opgevraagd.

Vul hier het DigiD formulier Wpg-Verzoek in.

Als uw persoonsgegevens onder de Wpg onjuist of onvolledig zijn, kunt u de gemeente vragen uw persoonsgegevens aan te passen of aan te vullen. Daarnaast kunt u persoonsgegevens laten verwijderen of vragen om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. 

U ontvangt van ons bericht als uw verzoek om correctie, verwijdering of de beperking van de verwerking van jouw gegevens in behandeling is genomen.  

Ook kunt u in beroep gaan tegen het opstellen van een proces-verbaal en de opgelegde boete. Tot slot kunt u bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht indienen als u van mening bent dat uw persoonsgegevens in strijd met de Wpg worden verwerkt. 

We hebben het recht een verzoek af te wijzen als: 

• het verzoek gerechtelijke onderzoeken of procedures zou belemmeren; 
• dat nadelige gevolgen heeft voor het voorkomen van het begaan van strafbare feiten, voor opsporing, onderzoek, vervolging of het opleggen van straffen; 
• de openbare veiligheid in het geding is; 
• de rechten en vrijheden van derden worden geschonden; 
• de nationale veiligheid in het geding is; 
• de gemeente de wettelijke plicht heeft deze persoonsgegevens te bewaren; 
• het kennelijk een ongegrond of buitensporig verzoek is. 

Een algoritme is een rekenregel

Een algoritme is een set van regels en instructies die een computer geautomatiseerd volgt:

• bij het maken van berekeningen,
• om een probleem op te lossen of
• een vraag te beantwoorden.

Meer over algoritmes leest u op de website overheid.nl.

Ook wij gebruiken algoritmes

De samenleving digitaliseert. Ook de gemeente Borsele. Steeds vaker maken we gebruik van algoritmes. Het gebruik van algoritmes biedt kansen. Maar kent ook risico’s. Daarom toetsen wij het gebruik van algoritmes op privacy (AVG), informatiebeveiliging en ethiek. Wij zijn graag open en duidelijk over het gebruik van algoritmes. Daarom publiceren wij elk algoritme in het Algoritmeregister van gemeente Borsele. Daar leggen we uit wat het algoritme precies doet. 

Vragen over een algoritme in het register? Neem contact op via info@borsele.nl.