Handreiking participatie bij omgevingsplanactiviteiten

De Omgevingswet verplicht u om in gesprek te gaan met de mensen in de buurt als u plannen heeft om iets te bouwen of te ontwikkelen. Misschien vraagt u zich af: met wie moet ik praten? Wanneer moet dat gebeuren? Hoe moet ik dat doen? En wat moet ik doen met de informatie die ik krijg? En wat doet de gemeente hiermee?

Deze handleiding is bedoeld om u hierbij te helpen. We leggen uit wat participatie inhoudt en geven stappen die u kunt nemen. Ook staan er voorbeelden in de handleiding.

Als u het nog steeds moeilijk vindt, kunt u contact met ons opnemen. Als degene die het initiatief neemt, bent u verantwoordelijk voor het gesprek met de mensen om u heen. Wij kunnen u wel adviseren en met u meedenken.

In de Omgevingswet wordt onder participatie verstaan: het in een vroegtijdig stadium betrekken van belanghebbenden (burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en overheden) bij het proces van de besluitvorming over een project of activiteit.

Eenvoudiger gezegd: participatie is het betrekken van personen of organisaties voor wie een initiatief, een plan of een activiteit gevolgen heeft. Of die (in)direct betrokken zijn bij een initiatief, plan of activiteit.

Het doel van participatie bij het ontwikkelen van plannen is om uw ideeën te verrijken met suggesties van anderen en om alle verschillende belangen duidelijk op een rijtje te zetten. Het is niet per se zo dat iedereen het eens moet zijn met uw plan na het meedenken, hoewel dat natuurlijk fijn zou zijn. Uiteindelijk is het de gemeente die beslist en alle belangen tegen elkaar afweegt. Het betekent ook niet automatisch dat u altijd goedkeuring krijgt als u aan participatie heeft gedaan en er geen bezwaren zijn. De gemeente weegt alle belangen af en neemt dan een besluit.

Initiatieven en activiteiten zijn er in verschillende soorten en maten. Wat nieuw is in de Omgevingswet, is dat de initiatiefnemer nu zelf verantwoordelijk is voor het betrekken van de omgeving. Dit wordt ook een onderdeel van de aanvraag van een omgevingsvergunning. De gemeente Borsele adviseert en stimuleert de initiatiefnemer om bij ieder plan na te denken over de ruimtelijke en maatschappelijke effecten. En welke vorm van participatie nodig is. 
In bepaalde gevallen is participatie verplicht. Dit is in Borsele het geval bij initiatieven die niet passen binnen het Omgevingsplan en waar de gemeenteraad van heeft aangegeven dat participatie hiervoor verplicht is (lees hier meer over het besluit van de raad). Maar ook wanneer participatie niet verplicht is, raden wij aan om het wel toe te passen. Dit helpt om alle betrokken belangen duidelijk te krijgen maar ook omdat de mening van anderen het plan vaak kunnen verbeteren. 

Door participatie zorgt u ervoor dat alle belangen, meningen, kennis en creativiteit in een vroeg stadium duidelijk worden. Door bezwaren, maar juist ook goede ideeën met elkaar te bespreken, kunt u uw plan beter maken en is er meer kans op draagvlak.

Het betrekken van de omgeving noemen we dus participatie. Wat u hiervoor organiseert, moet in verhouding staan tot de gevolgen van uw plan voor de omgeving. Over het algemeen geldt: hoe groter en veelomvattender het plan, hoe belangrijker het is om belanghebbenden te betrekken.

Participatie kan op veel verschillende manieren plaatsvinden en hangt ook af van de effecten op de omgeving van het plan. Soms is een informatiebrief genoeg, soms is een inloopbijeenkomst een goede vorm van participatie. Voor de verschillende mogelijkheden voor participatie verwijzen we naar "de vormen van participatie".

Om te weten wie er uitgenodigd moeten worden, brengt u alle belanghebbenden in beeld. Denk daarbij aan omwonenden, bedrijven of maatschappelijke organisaties die op de één of andere manier worden geraakt door uw plan. Die effecten kunnen zowel positief als negatief zijn. Informeer de belanghebbenden op tijd, zodat er voldoende ruimte is tussen de uitnodiging en de datum waarop u de participatie wilt laten plaatsvinden. Houdt er rekening mee dat u voldoende tijd houdt om eventueel nieuwe inzichten nog te kunnen verwerken in het plan. 

Afhankelijk van de manier van participatie kunt u de deelnemers en belanghebbenden op de hoogte houden via bijvoorbeeld een verslag op papier, blog of projectwebsite, of via social media.

Daarnaast moet u ook bij uw aanvraag van de vergunning bij de gemeente een verslag aanleveren van de manier waarop u heeft geparticipeerd.

Via bijgaande link vertellen we u meer over wat u in het verslag kunt opnemen. 

In een participatieverslag beschrijft u kort de inhoud van uw plan en uw participatieproces en beantwoordt u drie gerichte vragen. 

Beschrijf de context 

Beschrijf kort en bondig het plan (doel, kaders en uitgangspunten) en hoe het participatieproces is verlopen. Denk daarbij aan vragen als: Wat was de mate van participatie? Verliep het proces zoals gepland? Hoe zijn belanghebbenden betrokken? Was er voldoende beïnvloedingsruimte? Waren er veel tegengestelde belangen? Heeft het proces ervoor gezorgd dat de betrokkenen positief zijn over het plan, of zijn de meningen (nog) verdeeld? 

Beantwoord drie vragen 

Vraag 1: Welke belanghebbenden hebben deelgenomen aan het participatieproces? 

Maak inzichtelijk welke belanghebbenden u heeft betrokken bij het plan en op welke manier en momenten dat is gedaan. 

Vraag 2: Wat zijn de resultaten van het participatieproces? 

Geef aan wat de inbreng is geweest van de verschillende belanghebbenden tijdens het participatieproces. 

Vraag 3: Wat is er met de resultaten gedaan?

Maak duidelijk wat u met de reacties van belanghebbenden hebt gedaan. Op welke manier deze wel of juist niet zijn verwerkt in het uiteindelijke plan, en waarom? Hierbij zijn uw argumenten van belang. 

Tips

 ▪ Deel het participatieverslag (vooraf) met betrokken belanghebbenden. 

▪ Voeg verslagen en beelden van bijeenkomsten of andere werkvormen en middelen toe als bijlagen aan het participatieverslag.

▪ Breng in beeld hoe u belanghebbenden gaat betrekken bij de vervolgstap (bijvoorbeeld realisatie) van uw plan.

Stappen die u kunt zetten in participatie:

  1. Bepaal uw omgeving: met wie moet ik gaan praten?
  2. Bepaal hoe u het gesprek aangaat. Bij grote plannen zijn een bijeenkomst, een keukentafelgesprek of een rondje op het erf goede vormen.
  3. Maak een verslag. Dit is bij een groot plan belangrijk.
  4. Stuur het verslag naar iedereen waarmee u gesproken heeft voor akkoord. Met akkoord bedoelen we niet dat men het eens moet zijn met uw plan, maar dat men het eens is met hoe u de reacties op papier heeft gezet.
  5. Keuze: Wel/niet aanpassen plan. Het kan zijn dat u uw plan aanpast door het gesprek met uw omgeving.
  6. Indienen aanvraag: Hierin geeft u aan hoe u geparticipeerd heeft met uw omgeving. Daarbij geeft u aan wie u heeft betrokken en wat u met de uitkomsten van de participatie heeft gedaan. Voeg eventuele verslagen en andere documenten toe.

Nog vragen of hulp nodig?

Neem dan contact op met mevrouw A. Elling van team Ruimte, via het algemene telefoonnummer (0113) 238383 of via e-mail: aielling@borsele.nl.